Politique de confidentialité et protection des renseignements personnels

Créations Luxo inc. est soucieuse de la protection de la vie privée et de la protection des renseignements personnels. L’intégrité des renseignements et des données transmises par Internet, par courriel, par téléphone ou par tout autre moyen technologique, qu’elle utilise ou communique à des tiers à l’occasion de ses activités, quel qu’en soit le support ou la provenance, est essentielle. Le respect de la vie privée de nos clients et de nos prospects est un élément important de notre engagement à offrir un service de qualité supérieure. La présente Politique de confidentialité fait état de la manière dont Créations Luxo inc. protège les renseignements personnels qu’elleils détient.Étant assujettis aux lois fédérales et provinciales en matière de protection des renseignements personnels, notamment à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et sur les documents électroniques et à la Loi canadienne antipourriel (C-28), nous nous engageons fermement à protéger les renseignements que nos clients et nos prospects nous confient et voyons à prendre les mesures nécessaires afin de s’assurer du respect de leurs droits.

1. Collecte et utilisation des renseignements

Les renseignements personnels recueillis par Créations Luxo inc. sont confidentiels ; seul le personnel autorisé à donner suite aux demandes y a accès. Le dossier client contient uniquement les renseignements essentiels dont Créations Luxo inc. a besoin pour :

procéder à une analyse des besoins du client ou du prospect ;
amorcer une soumission pour le ou les produits ou le ou les services demandés ;
octroyer un contrat à cet effet, le cas échéant.

2. Responsabilité

Créations Luxo inc. est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient ou qu’elle confie, le cas échéant, à des tiers.

Créations Luxo inc. s’assure que son personnel et les tierces parties autorisées protègent la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès, et ce, quelle que soit la nature de leur support ou quelle que soit la forme sous laquelle ces renseignements sont accessibles.

3. Renseignements personnels recueillis

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier. Ceci inclut, entre autres, ses coordonnées, son adresse courriel, ses numéros de téléphone, sa date de naissance, son genre et ses renseignements bancaires.

Afin de remplir adéquatement sa mission de protection du public, Créations Luxo inc. recueille plusieurs types de renseignements personnels. Les renseignements personnels sont recueillis de plusieurs façons, notamment par les sites Web propulsés par Créations Luxo inc., par les formulaires, par les échanges en personne, par téléphone, par la poste et par courriel ou à partir d’autres fournisseurs. Créations Luxo inc. prend des mesures pour s’assurer que les renseignements personnels recueillis sont adéquats, pertinents, non excessifs et utilisés à des fins limitées. Les renseignements recueillis diffèrent selon le statut de la personne et ses besoins.

Plus spécifiquement, et de façon non limitative, voici le type de renseignements personnels que Créations Luxo inc. peut recueillir :

employé(e) : nom, prénom, sexe, date de naissance, adresse courriel, numéros de téléphone, permis de travail et institution financière ;
personne du public : nom, prénom, toutes coordonnées permettant de la contacter, tout renseignement nécessaire au traitement de sa demande, numéro de carte de crédit ;
candidat(e) à une offre d’emploi publiée par Créations Luxo inc. : nom, prénom, adresse courriel, numéros de téléphone, curriculum vitæ et, lorsque la nature du poste le requiert, antécédents judiciaires et de crédit lors des vérifications à l’embauche.

4. Collecte de renseignements par Google Analytics

Des renseignements anonymes et confidentiels sont recueillis par Google Analytics pour analyser la fréquentation du site Web de Créations Luxo inc.). Créations Luxo inc. utilise ces données uniquement dans le but d’améliorer la qualité des services et des renseignements offerts sur le site Web.

5. Renseignements au dossier

Créations Luxo inc. s’efforce de tenir les renseignements au dossier exacts, complets et à jour. Si une personne souhaite vérifier l’exactitude de ses renseignements personnels ou y apporter un changement, elle peut communiquer avec la Responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont indiquées à la section 15. de la présente Politique.

Si la Responsable constate qu’une erreur s’est glissée dans le dossier, malgré toute l’attention que Créations Luxo inc. y accorde, Créations Luxo inc. la corrigera dans les plus brefs délais et elle informera la personne concernée.

6. Consentement – Collecte, utilisation et communication

Créations Luxo inc. obtient le consentement de la personne concernée avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer à autrui ses renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par la loi.

La loi prévoit, par ailleurs, que certains renseignements personnels sont publics. Ces renseignements ne sont alors pas confidentiels, et Créations Luxo inc. peut les communiquer sans autorisation préalable. Il s’agit notamment des renseignements suivants :

nom de la personne ;
nom du bureau ou de l’employeur ;
adresse et numéro de téléphone du domicile professionnel.

7. Accès aux renseignements personnels

Au sein de Créations Luxo inc., seuls ont accès aux renseignements personnels les employés de l’équipe qui en ont besoin dans l’accomplissement de leurs fonctions. Créations Luxo inc. a mis en place des mécanismes internes garantissant que chaque membre du personnel n’a accès qu’aux renseignements nécessaires à la réalisation des tâches qui lui sont assignées. Dans la même veine, des privilèges d’accès (lecture seule, modification, administrateur) ont été déterminés pour chacun.

8. Soumissions et transactions téléphoniques

Lorsque Créations Luxo inc. analyse les besoins du client ou du prospect, établit une soumission, une offre de service ou un contrat par téléphone :

il est entendu que l’interlocuteur donne son consentement et que Créations Luxo inc. a également obtenu le consentement de toutes les personnes intéressées ou mentionnées dans la soumission ou le contrat qui le concerne. Ce consentement inclut la collecte, la conservation, l’utilisation et la communication des renseignements personnels aux fins établies ;
si la soumission ou le contrat concerne une autre personne que l’interlocuteur, en tout temps, Créations Luxo inc. s’assurera de recueillir le consentement directement de la part de la personne concernée, le tout en fonction de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Pour des raisons d’intégrité des renseignements, de formation et de contrôle de la qualité du service à la clientèle, il se peut que les conversations téléphoniques soient écoutées.

En ce qui a trait à l’utilisation de l’adresse courriel, la Politique antipourriel de Créations Luxo inc. prévoit que ses équipes s’assurent de demander le consentement de façon détaillée et structurée.

9. Soumissions en ligne

Lorsqu’un client ou un prospect remplit et envoie un formulaire de soumission par Créations Luxo inc. pour différents produits :

il consent automatiquement à ce que Créations Luxo inc. utilise ses renseignements personnels afin d’analyser ses besoins et d’effectuer une soumission pour le produit demandé ;
il autorise un employé de Créations Luxo inc. à communiquer avec lui par téléphone, par courriel ou par d’autres moyens afin de discuter de son dossier, de lui fournir la soumission demandée et de promouvoir les produits et les services de Créations Luxo inc. ;
il comprend que l’utilisation de son adresse courriel sera faite conformément à la Politique antipourriel de Créations Luxo inc., c’est-à-dire une seule fois, si nécessaire, et toujours dans le but de répondre à sa demande ;
il comprend que, toujours en vertu de la Politique antipourriel de Créations Luxo inc., il aura l’occasion, lors d’un contact téléphonique avec l’employé, de confirmer ou de retirer son consentement pour les utilisations subséquentes de son adresse courriel.

10. Abonnement et désabonnement en ligne

Conformément à la Politique antipourriel de Créations Luxo inc., à tout moment, il est possible de confirmer ou de retirer son consentement sur l’utilisation de l’adresse courriel sur notre page d’abonnement et de désabonnement en ligne ou en communiquant avec le service à la clientèle de Créations Luxo inc..

11. Transmission de renseignements par courrier électronique

Créations Luxo inc. ne se tient pas responsable de tout dommage découlant de l’interception, de la perte ou de la modification de tout courriel qui nous est transmis.

Lorsque nos clients et nos prospects transmettent des renseignements par courriel, cette communication n’est pas sécurisée. Nous recommandons donc d’user de prudence lorsque des renseignements confidentiels nous sont transmis par courriel (numéro de de compte, adresse, etc.).

12. Possibilité que les renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec

Dans l’éventualité où un transfert de renseignements personnels à l’extérieur du Québec serait nécessaire dans le cadre de l’exercice des fonctions de Créations Luxo inc., ce transfert n’aura lieu que s’il est évalué que le renseignement bénéficierait d’une protection adéquate, notamment en considérant la sensibilité du renseignement, la finalité de son utilisation, les mesures de protection dont le renseignement bénéficierait et le régime juridique applicable dans l’État ou la province où ce renseignement serait communiqué. Le transfert sera également soumis aux ententes appropriées pour assurer cette protection adéquate.

13. Mesures prises pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels

Créations Luxo inc. protège les renseignements personnels par des mesures de sécurité (physiques, techniques ou administratives) appropriées à la nature de ceux-ci, et ce, afin d’éviter qu’une personne puisse y avoir accès, les utiliser ou les communiquer à autrui alors qu’elle n’y était pas autorisée, ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci.

Le serveur du site Web de Créations Luxo inc. utilise la technologie Secure Sockets Layer (SSL) pour assurer la confidentialité des données lui étant transmises. Grâce à cette technologie, tous les renseignements personnels sont cryptés, y compris les adresses, les numéros de téléphone et de télécopieur et les numéros de carte de crédit, de sorte qu’il est impossible de lire les renseignements lorsqu’ils circulent sur le Web.

Créations Luxo inc. n’est aucunement responsable de la transmission éventuelle de virus informatiques de quelque façon que ce soit.

Même si Créations Luxo inc. applique des mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels et réduire les risques d’atteinte, un risque demeure toujours présent et ne lui permet pas de garantir à 100 % que les renseignements personnels ne feront pas l’objet d’une atteinte à la confidentialité ou à l’intégrité en cas de violation de ses mesures de sécurité. Créations Luxo inc. invite toute personne qui a des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis à communiquer avec la personne responsable de l’application de la Politique.

**14. Fichiers témoins (cookies)**

Les fichiers témoins sont des petits fichiers textes sauvegardés sur le disque dur de l’ordinateur de la personne utilisatrice. Ces fichiers sont complètement inoffensifs et ne peuvent pas contenir de virus.

Pour analyser les visites sur son site Web, Créations Luxo inc. utilise le logiciel Google Analytics. Ce dernier utilise les fichiers témoins pour enregistrer certains comportements des visiteurs, comme le nombre de visites sur le site Web, le chemin parcouru et la durée de la visite. En aucun cas, les fichiers témoins ne permettent d’identifier un visiteur.

Les données restent complètement anonymes et n’ont pour but que d’améliorer le site Web de Créations Luxo inc. en fonction des besoins des visiteurs.

15. Responsable de l’application de la Politique

Voici la responsable de l’application de la présente Politique au sein de Créations Luxo inc. (Responsable de la protection des renseignements personnels) :

Madame Liette Beaudoin, directrice des Ressources humaines
Créations Luxo inc.
10, rue Roger-Dorais, Saint-Rémi (Québec) J0L 2L0
Téléphone : 450 454-6780
Courriel : confidentialite@luxocreations.com

En cette qualité, la Responsable voit notamment à ce que les employés prennent connaissance de l’énoncé de la Politique et qu’ils soient formés en vue de son application conforme.

Conformément à la loi, la Responsable veille à la création, au maintien et à la mise à jour d’un registre des incidents de confidentialité. Sur demande par la Commission d’accès à l’information du Québec, une déclaration de ce registre lui est transmise.

16. Environnement de travail chez Créations Luxo inc.

Créations Luxo inc. veille à la protection des renseignements personnels de tous ses représentants, employés et candidats à l’emploi. Les dispositions législatives sont appliquées intégralement afin de favoriser un environnement de travail sain qui respecte la vie privée de tous les employés.